Normas de Estilo no correo electr�nico


Introducci�n

Este documento tenta ofrecer unha serie de recomendaci�ns b�sicas �hora de enviar e recibir correo electr�nico. O aceptar estas sinxelas normas garatiralle o �xito no intercambio de correo electr�nico c� resto de usuarios de Internet.

Cabeceiras das mensaxes

As cabeceiras das mensaxes ofrecen informaci�n � receptor dunha mensaxe sobor de qu�n a env�a. As cabeceiras as que compre prestar atenci�n especial son:

  • Cabeceira "From". � a principal pra que os receptores sexan quen de saber qu�n � o emisor da mensaxe. Os formatos da cabeceira From son:

    (1) From: Nome Apelidos < login@enderezo > (2) From: login@enderezo (O_Teu_nome Os_Teus_apelidos)

    O formato (1) � o m�is recomendado y habitual. � moi aconsellable que a parte "enderezo" sexa o m�is curta e indicativa posibel, � dicer, entre o enderezo usuario@polite.fis.uab.es e usuario@uab.es, a segunda � preferibel.

  • � COMPLETAMENTE ilegal ponher caracteres non ASCII na parte "login" y/o "enderezo" da cabeceira From.

  • � axeitado e legal (RFC-2047) ainda que na actualidad pouco recomendabel ponher caracteres non ASCII na descripci�n de "Nome Apelidos"

    A colocaci�n de caracteres non ASCII no campo From ou no Subject pode conlevar problemas debido a:

     

    • Estafetas intermedias (MTAs) obsoletas ou mal configuradas que non sigan as normas (RFC-2047)
    • Clientes de correo (UAs) que non implementen de xeito correcto as especificaciones (RFC-2047).

    IMPORTANTE: Se se decanta por utilizar caracteres non ASCII nalgunha das cabeceiras dunha mensaxe NUNCA SE DEBEN PONHER ENTRE " " (comillas dobres)

Env�o de mensaxes non ASCII

Denantes de enviar mesaxes cumpre estar seguro de que se ten ben configurado o cliente de correo-e, polo que se debe revisar o seguinte: 

  • Configuraci�n MIME.
  • Que non se introducen formatos extranos
  • Que non se adxunten autom�ticamente fichieros extranos.

Pra facer unha proba p�dese enviar unha mensaxe a echo at rediris.es , que respostar� tal e coma vostede o ver�a. Pero o destinatario pode ter outros problemas:

Pensar no destinatario da mensaxe

Denantes de enviar unha mensaxe non s� se debe meditar e repasa-la gram�tica do contido, sen�n pensar no/s destinatario/s, no caso dunha lista de distribuci�n. � dicer, non incluas mesaxes adxuntos(attachments) senon est�s seguro de que o receptor o pode visualizar.

Cumpre ter en conta que non t�dolos usuarios usan o mesmo cliente de correo-e ca nos, nen sequera o mesmo sistema operativo.

Polo tanto, non use formatos ou codificaci�ns proprios nas mensaxes senon os que sexan compatibles de Internet, sobor de todo os formatos e docificaci�ns est�ndar MIME.

Tente NON enviar mensaxes adxuntos binarios (gif. jpeg, zip, etc.) �s listas de distribuci�n. Internet oferta outro tipo de aplicaic�ns pra intercambiar este tipo de cousas.

� aconsellable porse en contacto c� destinatario antes de lle enviar unha mensaxe que non sexa texto. Por exemplo, se lle imos enviar un ficheiro Word, deberiamoslle preguntar algo coma: 

   "Vouche enviar un texto feito en Word 6 ou 
    superior e codificado con  MIME �Est�s preparado?"

Deberase desactivar calquera opci�n que, por defecto, env�e as mensaxes no formato HTML, tal e coma implementan alg�ns programas de correo-e.

Uuencode

Uuencode non � un estandard e, polo tanto, non � compatible. D�bese utilizar docificaci�n base64 tal e coma indican os standares MIME.

Moitas estafetas de correo escarallan mensaxes cons formatos uuencode. Hai un amplo abanico de codificadores e decdificadores UUENCODE, e incluso variantes pra PC, VMS e UNIS, e non todos compatibles.

No caso de que se desexe enviar mensaxes no formato uuencode, o m�is razonabel � ponherse antes en contacto c� destinatario pra llepreguntar se � quen de decodificalo (ainda que esta pr�ctica deber�a ser tam�n habitual con outros formatos).

POR SUPOSTO, �S LISTAS DE DISTRIBUCI�N NON SE DEBEN DE ENVIAR MENSAXES C� FORMATO UUENCODE.

Lonxitude das linhas das mensaxes

Hai que configur�-las linhas das mensaxes a menos de 80 columnas. 75 � un n�mero aceptabel. Este tema depende de varios factores que cumpre axustar: resoluci�n da pantalla (pixels horizont�is), o tamanho da letra, tamanho da vent� e a configuraci�n do cliente de correo-e.

Noss clientes de correo que tenhan a opci�n de formatea-las linhas dunha mensaxe � ser lida e/ou enviala, d�bese definir a 75 pra dar algo de marxen a outros paquetes de correo usados polos destinatarios das mensaxes.

Se o texto non se reorganiza e visualizanse linhas moi longas (que saen pola parte dereita da pantalla), poida que sexa porque o seu programa de correo.e � obsoleto ou malo e non ten capacidade pra reorganiza-lo texto. Ainda que tam�n poida que sexa posibel modificar algunha opci�n da configuraci�n pra realiza-la adaptaci�n.

A opci�n m�is sensate e que non conleva moito esforzo e formatea-la mensaxe a man.

Env�o de caracteres aut�ctonos

Sempre que se escreba en castel�n,galego, catal�, etc. d�bense enviar as mensaxes con caracteres aut�ctonos no corpo do texto. Isto permitir� a expresi�n axeitada e con senso. O mesmo pra calquer outro idioma.

Pra ilo � recomendable usar mensaxes de texto que contenhan carateres especi�is do idioma en cuesti�n e o tipo de codificaci�n MIME "Quoted-Printable". Hai que configura-lo cliente de coreo-e deste xeito, por exemplo:

Netscape -> Mail & News Preference -> Composition -> Send and Post = MIME Compliat (Quoted Printable)

Eudora -> Tools -> Options -> "Sending Mail" ->Activar(x) "May use Quoted-Printable"

� recomendable NON usar transferencias codificadas en 8 bits, xa que p�dense atopar problemas � hora de atravesar outras estafetas de correo en Internet e obter erros coma este:

.... while talking to cc-server9.massey.ac.nz.:
>>> DATA
<<< 554 8BIT SMTP extension not supported
554 ... Service unavailable

Respostar o correo

Denantes de respostar a unha mensaxe persoal ou nunha lista deber�nse ter en conta os seguintes aspectos:

  • La cita completa da mensaxe anterior � que se est� replicando � de todo xeito INNECESARIA. S� deberase citar o que se vai respostar e o que sexa imprescindibel pra entende-lo contexto da mensaxe.

    Cumpre ter deshabilitada a incorporaci�n autom�tica do texto orixinal e incorporar o que se desexa citar cun simple copiar+pegar . A forma de deshabilita-lo �:

    • Netscape Mail --> Options -> Mail and News Preferences -> Composition -> "Automatically quote original message ...." -> No

    • Eudora --> bot�n Reply -> CTRL+A

  • Nos foros de discusi�n � necesario explicitar a qu�n se est� a respostar, sobor de qu� tema, e en qu� momento da conversa. Cumpre tam�n ter en conta que �s veces a Rede pode xogar malas pasadas e ocasionar retrasos na entrega de mensaxes c� que a secuencia de recepci�n podese perder.

  • Denantes de respostar a unha mensaxe de seito visceral, cumpre facer unha pausa e deixalo pra outro momento.

Sinaturas autom�ticas

� interesante a incorporaci�n das sinaturas autom�ticas con informaci�n adicional. Poden ser o m�is concisas posibel ainda que se cabe, m�is de 10 linhas xa molesta. Por suposto, estas sinaturas non deben ser ficheiros anexos.

� moi interesante que nesa sinatura, a primeira linha sexa -- (dous gui�ns), xa que son caracteres entendidos por moitos servidores autom�ticos (servidores de listas, etc.) coma o comenzo da sinatura. Un exemplo ser�a:

--
Margarita P�a
Responsable de Comunicaciones de la T.I.A.

Tamanho das mensaxes

D�bese ter coidado c� tamanho das mensaxes. Incluir longos ficheiros Words, Postcript ou programas pode facer a mensaxe tan longa que poida chegar at er problemas de receptci�n, adem�is de facer malgastar consumir recursos innecesarios � receptor da mensaxe.

Hai que conhecer as aplicaci�ns Internet e usar cada unha pr� finalidade que foi desenha. O correo-e debe ser usado con tamanhos de mesaxe moderados, xa que pra tamanhos grandes � m�is �til o FTP.

Outros consellos

  • A inclusi�n de frases con mai�scula nunha mensaxe indica que se est� a gritar.

  • Use s�mbolos pra enfatizar palabras ou frases. Pode ultilizarse o s�mbolo * pra dicer *isto e moi importante* ou _remarcar estoutro_

  • Use smileys pra indica-lo tono da voz. Pero �seos con mesura.

  • Encha o campo Subject: cunha frase corta e descriptiva do contido da mensaxe.